先看路后拉車-羅萊商務(wù)總監(jiān)言

     羅萊人有三快：說得快、吃得快、走得快。在公司經(jīng)常能看到一路小跑的員工。為什么有這么多的快，一個(gè)字“忙”。但有時(shí)，我們卻從這“三快”中看到忙亂多了一分，從容少了一點(diǎn)。
我認(rèn)為工作要用巧力，要懂得四兩撥千斤的道理，不能一聽到命令就低頭猛跑，方向錯(cuò)了還不知道；自己累得直喘還不解決問題，很多人說：“我沒有功勞也有苦勞”這是一種自我開脫，沒功勞就別談什么苦勞。這幾個(gè)月，我們商務(wù)部鼓勵(lì)員工想辦法，如何提高效率、提高工作質(zhì)量、減少費(fèi)用，結(jié)果想出很多，也總結(jié)了幾條方法與大家分享，但愿有用，大伙07年工作時(shí)也能輕松點(diǎn)。

     建議大家決定大干一場前，不妨先問自己五個(gè)問題：
      一、    為什么要做；
     也就是說：可以不做嗎？能不做就盡量不做。
     這個(gè)“不做”是在不影響結(jié)果前提下的簡化，絕不是讓大家偷懶。
     德國企業(yè)有一個(gè)要求“文件總結(jié)只需要精華，多一個(gè)字都不要！”如果看到有人的匯報(bào)特別厚，會(huì)問：“你有這么多的精華嗎，是因?yàn)槟闶翘觳拍兀�還是因?yàn)槟憧偨Y(jié)能力不夠？”一句話就讓長篇大論者無地自容。羅萊也有一頁紙報(bào)告的要求，但仍經(jīng)�？梢姵�過70頁的PPT，十頁以上的報(bào)告……其實(shí)對方也只是在厚厚的報(bào)告看幾個(gè)數(shù)據(jù)而已。
信息部原來是三個(gè)人，后來有一位調(diào)到了其他部門，預(yù)測經(jīng)理何廣做的不是馬上申請加人，而是先簡化工作，他先將那些不被關(guān)注的報(bào)表簡化，過時(shí)的取消，只保留必需的和重要的，結(jié)果到現(xiàn)在也沒再增加人手，工作也沒有受到影響。

     二、為什么要這樣做；
     要勇于挑戰(zhàn)老的習(xí)慣與做法
     前幾個(gè)月總有客戶投訴，說訂單部的傳真機(jī)經(jīng)常長時(shí)間傳不進(jìn)。我們加到三臺(tái)還是不能解決，以前的做法就是這樣，不夠了就加設(shè)備，來不及就想到加人。后來訂單經(jīng)理夏晶晶想了一個(gè)辦法沒有再加傳真機(jī)，徹底的解決了這個(gè)難題。她們是這樣做的：在三臺(tái)傳真機(jī)前加了一個(gè)設(shè)置，這樣不管三個(gè)號(hào)中的任意一個(gè)遇忙就自動(dòng)分配到其他空閑的傳真機(jī)上，這樣一來幾臺(tái)機(jī)器的使用效率大大提升了，問題自然解決了。

     三、為什么不能那樣做；
     06年比05年的發(fā)貨額整整多了1億8千萬，最高單日發(fā)貨紀(jì)錄也由400萬改寫到500萬，而物流部沒有增加一人就完成了這個(gè)挑戰(zhàn)，物流與生產(chǎn)一樣，每一件出貨都必需經(jīng)手而出，困難可想而知，除了更多的付出之外沒有效能的提升是不行的。
     物流倉庫的差錯(cuò)率一直令人很頭痛，以前想了很多辦法仍然不能很好的解決。后來物流部倉管組長郭曉榮給大家提了個(gè)醒，他的辦法是：先找到容易錯(cuò)和少的品種，找出差錯(cuò)產(chǎn)生的原因，再集中起來專人管理，工作重點(diǎn)找到了效率自然得到提高，目前這個(gè)方法正在其他倉庫試驗(yàn)與推廣中。
物流部有三個(gè)倉庫，分別存放芯類、套件、小件，這么多年一直是這樣布局，也沒覺得什么不對，后來分析了出庫的構(gòu)成，發(fā)現(xiàn)近一半的出貨是促銷品，而這三類品種中都有促銷品，也就是說每配全一家的促銷要貨，幾乎要跑遍三個(gè)倉庫，這已影響到整個(gè)集團(tuán)的發(fā)貨效率。于是馬上決定對倉庫進(jìn)行調(diào)整，將所有促銷品，不分類別集中到一個(gè)庫里。
有人認(rèn)為在旺季調(diào)倉庫是忙上加忙，這么多年了一直這樣不也挺好，并不太贊成。物流部經(jīng)理范萍萍認(rèn)真分析了這個(gè)意見，一改野蠻對調(diào)的做法，而是先用一周時(shí)間進(jìn)行過渡。先規(guī)劃好要調(diào)的品種與位置，但沒有馬上開始搬，而是當(dāng)客戶要貨時(shí)優(yōu)先將這些本來要調(diào)出的貨發(fā)出去，新入庫的產(chǎn)品則直接入庫到要搬遷的倉庫中去，這樣一來，幾天后貨自己“流”到了要調(diào)的位置，搬運(yùn)工作量減少了很多，最后再集中對調(diào)�；叵肫饋懋�(dāng)時(shí)發(fā)貨的壓力是很大的，的確有點(diǎn)忙亂，還出了點(diǎn)小差錯(cuò)，但物流的同事們克服困難出色完成了任務(wù)——目前促銷品的發(fā)貨速度與準(zhǔn)確度已得到明顯改善。

       四、還可以怎么做。
        就是別在一棵樹上吊死，多想幾個(gè)辦法也許可以事半功倍。
我們現(xiàn)在用的分銷系統(tǒng)里有一個(gè)關(guān)于訂單打印的缺陷——以前系統(tǒng)默認(rèn)的是全頁打印，如果訂單內(nèi)容只有一行也會(huì)嘎吱吱的打上一整頁的空表格，很慢，（因?yàn)槭且�打多�?lián)，只能用針式打印機(jī)）影響了出單的速度，加了三臺(tái)打印機(jī)仍來不及。以前問過軟件公司，如要自動(dòng)依據(jù)實(shí)際行數(shù)來打印，需修改整個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)，工程浩大，要半年。我們沒有馬上開工，而是反問自己，還可以怎么做。最后在眾多方案中選出一個(gè)方案，就是在訂單上加再一個(gè)半頁打印的按鈕，如果是滿頁的就按以前的按鈕，如果內(nèi)容少于半頁就按這個(gè)鈕，系統(tǒng)就只打半頁，再將現(xiàn)在的幾臺(tái)打印機(jī)聯(lián)網(wǎng)，自動(dòng)分配工作量，預(yù)計(jì)只需用幾天就能解決原本要半年才能做到的事。

     五、什么時(shí)候做
     就是要選擇好切入的時(shí)機(jī)，選好了事半功倍，錯(cuò)過了事倍功半。
     06年初，公司以前用的老分銷系統(tǒng)因?yàn)榉N種的原因需要更換，從3月份到12月份短短十個(gè)月內(nèi)，IT組完成了新系統(tǒng)的定制、新舊系統(tǒng)的切換、全國客戶推介，并完成了近十場180人次的培訓(xùn)，最終完成了200個(gè)客戶端的上線。這些工作量在很多企業(yè)是由一個(gè)十幾人的團(tuán)隊(duì)，至少兩至三年的時(shí)間才能完成，而我們的IT組4個(gè)人只用十個(gè)月便做到了，選擇好切入的時(shí)機(jī)是他們其中的一個(gè)秘決。
     第一個(gè)時(shí)機(jī)：系統(tǒng)切換
     新舊切換那一刻具有很大風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)槲覀兠刻斓挠唵瘟慷己艽�，稍偏差就�?huì)對公司的日常工作與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)帶來災(zāi)難性的損失，按當(dāng)時(shí)行規(guī)，保險(xiǎn)的做法是兩套系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行一周以上，等數(shù)據(jù)安全，新系統(tǒng)穩(wěn)定后再切換過來，很多大企業(yè)都選擇了這種做法。但經(jīng)過分析，這樣做操作人員的工作量會(huì)上升一倍，很浪費(fèi)時(shí)間。我們IT主管葉運(yùn)奎在切換時(shí)機(jī)上做足了文章，輕松解決了這個(gè)問題。我們將這個(gè)時(shí)機(jī)定在了五月一號(hào)，由于休假期間，公司業(yè)務(wù)量驟減，不用擔(dān)心切換系統(tǒng)帶來的損失，因此選擇此時(shí)切換可以很好地為企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。決定一經(jīng)提出，馬上組織了精兵強(qiáng)將在五一期間放棄休假，順利完成了系統(tǒng)切換。而利用長假的這段緩沖期，系統(tǒng)還有效進(jìn)行了調(diào)整與磨合，為日后的應(yīng)用做了鋪墊。
     第二個(gè)時(shí)機(jī)：系統(tǒng)推廣
     新的系統(tǒng)最終還是需要讓加盟商接受，而如何宣傳并說服加盟商上線對于羅萊是一個(gè)大難題。最初的計(jì)劃是在全國做大的巡回推介會(huì)，要一個(gè)多月不說還要花費(fèi)巨大的人力物力，就這個(gè)時(shí)候機(jī)遇來了——羅萊的一年一度的訂貨會(huì)就在眼前。
     這是一個(gè)加盟商齊聚一堂的盛會(huì)，我們借助這個(gè)機(jī)會(huì)進(jìn)行推廣，神州數(shù)碼也派出專家進(jìn)行講解和指導(dǎo)。加盟商看到煥然一新的現(xiàn)場演示：數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確，還可以當(dāng)場出訂單的新系統(tǒng)，馬上有了全面的認(rèn)識(shí)。結(jié)果當(dāng)場就有250多名客戶報(bào)名，表示愿意全力配合安裝。就這樣，一天便完成全國的推介。
這兩個(gè)時(shí)期的選擇讓我們避開了風(fēng)險(xiǎn)，提升效率，節(jié)約了費(fèi)用。

     凡事都有可能，凡事都有更好辦法，越忙越是要冷靜的思考，謀定而后動(dòng)。大動(dòng)作前花幾個(gè)小時(shí)的思考，說不定能帶來幾天甚至幾個(gè)月的效率的提升。正所謂——磨刀不誤砍柴工，拉車跑前先看路！

信息來源:羅萊